合作社的社務管理

合作社的經營方法是「共同經營」,合作社按法令規定開會,辦理選舉,申請登記,並建立文書、人事管理制度等等,就是「社務」方面的工作。按規定「開會」是減少社員疑慮,增進社員向心力的基本工作。

一‧法定會議:

合作社的管理是採民主管理原則,其主權屬於社員全體,社員(代表)大會是最高決策及最高權力機關,但合作社的事務不必由全體社員辦理,只需選出理監事交由他們分層執行和監督的責任,所以合作社必須按規定按時開會,以決定各項事務,及監查各項決策之執行。另外,工作有必要時,可依法召開臨時會議。茲將法定會議種類及相關規定略述如下:

  • (一)社員(代表)大會
    • 1. 召集時間:每年至少1次
    • 2. 召集單位:理事會
    • 3. 召集人:理事會主席
    • 4. 會議主席:理事會主席,若理事會主席缺席時,由理事互推1人,無法產生時,由出席人數過半數決議同意公推1人。
    • 5. 開會或決議之法定人數:
      • (1) 全體社員(代表)過半數之出席始可開會,出席社員(代表)過半數之同意始可決議。
      • (2) 無限責任合作社社員入社案,應經出席社員四分之三以上決議通過。
      • (3) 討論合作社合併及解散案時,應經全體社員(代表)四分之三以上之出席方可開會,出席社員三分之二以上之同意始可決議。
      • (4) 解除理監事職權案,應有全體社員(代表)過半數之同意,始得決議。
  • (二)臨時社員(代表)大會
    • 1. 召集時間:處理緊急重要事項時
      • (1) 理事會認為必要時。
      • (2) 監事為執行監查業務時。
      • (3) 全體社員四分之一以上認為必要時。
    • 2. 召集單位:理事會、監事、全體社員。
    • 3. 召集人:
      • (1) 理事會認為必要時:理事會。
      • (2) 監事為執行監查業務時:監事會。
      • (3) 全體社員四分之一以上認為必要時:全體社員四分之一以上,請求理事會召集(理事會提出10日內若不召集,得報主管機關自行召集)。
    • 4. 會議主席:
      • (1) 理事會召集時:理事會主席。
      • (2) 理事會主席缺席時:由理事互推1人。
      • (3) 由監事、社員召集時:由出席人數過半數決議公推1人。
    • 5. 開會或決議之法定人數:
      • (1) 全體社場員(代表)過半數之出席方始可開會,出席社員(代表)過半數之同意始可決議。
      • (2) 無限責任合作社社員入社案,應經出席社員四分之三以上決議通過。
      • (3) 討論合作社有關合併及、解散案時,應經要全體社場員(代表)四分之三以上之出席方可開會,出席社員三分之二以上之同意始可決議。
      • (4) 解除理監事職權案,應有全體社員(代表)過半數之同意,始得決議。
  • (三)理事會
    • 1. 召集時間:每3個月至少1次
    • 2. 召集單位:理事會
    • 3. 召集人:理事會主席;理事會主席不依規定召集時,得由理事過半數之聯署,報請主管機關核准後召集之,並由理事互推1人為主席。
    • 4. 會議主席:以理事會主席為主席,缺席時由理事互推1人
    • 5. 開會或決議之法定人數:全體理事過半數之出席,始得開會。出席理事過半數同意,始得決議。
    • 6. 備註:於開會前通知各理事並函報主管機關。
  • (四)監事會
    • 1. 召集時間:每3個月至少1次
    • 2. 召集單位:監事會
    • 3. 召集人:監事會主席;監事會主席不依規定召集時,得由監事過半數之聯署,報請主管機關核准後召集之,並由監事互推1人為主席。
    • 4. 會議主席:以監事會主席為主席,缺席時由監事互推1人
    • 5. 開會或決議之法定人數:全體監事過半數之出席,始得開會。出席監事過半數同意,始得決議。
    • 6. 備註:於開會前通知各監事並函報主管機關。
  • (五)社務會
    • 1. 召集時間:每6個月至少1次
    • 2. 召集單位:理事會
    • 3. 召集人:理事會主席
    • 4. 會議主席:由理事及監事互選之
    • 5. 開會或決議之法定人數:全體理、監事三分之二以上之出席始得開會。出席人數過半數同意始得決議。討論社員之除名時,應經出席理監事四分之三以上之同意,始可決議。
    • 6. 備註:
      • (1) 於開會前通知各理監事並函報主管機關。
      • (2) 事務員、技術員得列席陳述意見。

 

二. 選聘任人員及其職責:

 

  • (一)選任人員:
    • 1. 理事會主席:
      • (1) 職責:對外代表合作社,對內督導經理及其他職員執行工作。
      • (2) 職權:
        • A. 社員(代表)大會、臨時社員(代表)大會、理事會及社務會之召集人。
        • B. 擔任社員(代表)大會、臨時社員(代表)大會之會議主席。
      • (3) 其他:理事會主席如果常駐社辦公得酌給公費。
    • 2. 理事:
      • (1) 職責:
        • A. 服從理事會之決議
        • B. 遵守合作社章程及法令之規定
        • C. 合作社向外借款時,應負連帶保證之責,執行執務時因違反法令,致使合作社虧損時應負賠償之責
      • (2) 職權:
        • A. 擬訂年度計畫與預算案、製作業務報告書與決算案
        • C. 任免經理及其他重要職員
        • D. 處理理事、監事及社員提出之問題或事務
        • E. 調解社員間糾紛
        • F. 處理社員(代表)大會決議交辦事項
        • G. 監督經理及其他職員執行社員(代表)大會決議之政策及議案情形
        • H. 備置本社章程、社員名簿、社員(代表)大會紀錄及其他依法應備之簿冊於合作社
        • I. 召集社員(代表)大會及社務會
        • J. 通過社員之入社、出社(如為無限責任合作社,則為社員〈代表〉大會之職權)
      • (3) 其他:
        • A. 理事對內之執行權應基於理事會之決議權行使,並非理事個人皆有執行任務之權
        • B. 理事不得兼任職員(情形特殊經主管機關核准者,不在此限)
        • C. 理事為無給職,不支薪,但因駐社辦公得酌給公費;出席理事會或社務會,得酌給出席費;對合作社有特殊貢獻者,得由酌給慰勞金或酌贈紀念品。年終結算有結餘,也可酌提作為酬勞金
        • D. 理事違反法令或合作社章程時,得由社員大會全體社員過半數之決議,解除其職權,其失職時亦同
    • 3. 監事會主席:
      • (1) 職責:
        • A.監事會之召集。
        • B.綜理監事會務,並將監事監查報告加以整理,提經審議,將應興革事項作成決議,送請理事會辦理。
      • (2) 其他:駐社監查期間,合作社得酌給公費。
    • 4. 監事:
      • (1) 職責:
        • A. 服從監事會之決議
        • B. 遵守合作社章程及法令之規定
        • C. 合作社向外借款時,應負連帶保證之責,執行執務時因違反法令,致使合作社虧損時應負賠償之責
      • (2) 職權:
        • A. 監查本社財產狀況
        • B. 監查本社業務執行狀況
        • C. 選舉及罷免監事會主席
        • D. 審查合作社法第三十五條、第三十六條所規定之書類
        • E. 當本社與理事訂立契約或為訴訟上之行為時,代表合作社
        • F. 提出年度決算書面監查報告,報告於社員(代表)大會
      • (3) 其他:
        • A.監事不得兼任理事、事務員或技術員。
        • B.監事為無給職,不支薪,但因駐社監查得酌給公費;出席監事會或社務會,得酌給出席費;對合作社有特殊貢獻者,得由酌給慰勞金或酌贈紀念品。年終結算有結餘,也可酌提作為酬勞金
        • C.合作社向外借款時,應負連帶保證之責,執行執務時因違反法令,致使合作社虧損時應負賠償之責
        • D.監事違反法令或合作社章程時,得由社員大會全體社員過半數之決議,解除其職權,其失職時亦同
  • (二)聘任人員:
    • 1.(總)經理:由理事會聘任
      • A. 職責:
        • (A) 監督指導所屬員工,並負責規劃本社一切事務。
        • (B) 承辦社員(代表)大會、理事會、監事會、社務會等議決事項。
        • (C) 有關員工任免、遷調級考績之擬定事項。
        • (D) 綜理本社章程所規定之各項事項。
        • (E) 擬訂年度業務計畫及預算草案,提經理事會討論並送社員(代表)大會決議通過後,據以執行。
        • (F) 依規章所造具之各項表冊之簽名。
        • (G) 其他依據法令規章及社員(代表)大會、理事會或理事主席授權辦理事項。
    • 2. 文書:由理事會公開考選任用,或授權總經理或經理等主管公開遴選,提請理事會通過後任用。
      • A. 職責:
        • (A) 社員名冊之編造(包括社籍、社股、入社、出社等事項)及保管。
        • (B) 章程及規章之草擬事項。
        • (C) 供文之擬稿事項。
        • (D) 各項法定會議之召集籌備事項及記錄之整理、報備與保管。
        • (E) 印信典守事項。
        • (F) 文書收發及歸檔、保管事項。
        • (G) 機要案件之處理事項。
        • (H) 員工招募、聘任、對保等事項及其他有關人事案件之擬辦事項。
        • (I) 員工勞、健保手續辦理之事項。
        • (J) 其他交辦事項。
    • 3. 會計:由理事會公開考選任用,或授權總經理或經理等主管公開遴選,提請理事會通過後任用。
      • A. 職責:
        • (A) 審核各項原始憑證,並據以編製記帳憑證。
        • (B) 會計簿籍登帳事項。
        • (C) 財務報表之編製、分析及解釋。
        • (D) 會計檔案(包括憑證、傳票、帳簿及報表)之整理與保存。
        • (E) 決算及預算編製之有關事項。
        • (F) 稅務相關事項之處理。
        • (G) 有關購置財物及營繕工程之監查會驗事項。
        • (H) 其他交辦事項。
      • B. 其他:
        • (A) 合作社會計事務,原則應置專人辦理之。
        • (B) 會計不得兼出納。
        • (C) 合作社得規定其須辦理保證或信用保險。
    • 4. 出納:由理事會公開考選任用,或授權總經理或經理等主管公開遴選,提請理事會通過後任用。
      • A. 職責:
        • (A) 現金、票據及銀行存款等之保管、簽發、出納等事項。
        • (B) 銀行往來業務之處理。
        • (C) 員工薪資之發放事項。
        • (D) 有價證券契約、質押物或財產登帳保管事項。
        • (E) 合作社資金調撥事項。
        • (F) 其他交辦事項。
      • B. 其他:
        • (A) 資金、現款,應專戶存儲,不得由主辦人員私人保管。
        • (B) 合作社得規定其須辦理保證或信用保險。